Savjeti za efikasnije korištenje Excela
Imena fajlova i foldera: Izbjegavajte previše duge nazive fajlova i foldera. Ukoliko ipak želite da fajl ili folder ima dugo ime, nemojte koristiti specijalne znakove našeg pisma (č, ć, š, dž, đ, ž) ni znakove interpunkcije. (zareze, tačke, upitnike itd.). Naročito nemojte koristiti razmake. Umjesto razmaka koristite crtu za podvlačeje (_). Razlog je što Windows operativni sistem ove specijalne znakove tretira kao određene komande pa previše ovih znakova u nazivu fajla ili foldera "zbunjuje" operativni sistem. Ovo može rezultirati time da dobijate poruku da fajl ili folder ne postoji iako znate da nije tako.
Otvaranje priloga poruka elektronske pošte: Ne otvarajte (a naročito ne pravite izmjene niti ih pohranjujte) u fajlovima koje ste otvorili kao prilog u poruci elektronske pošte. Ovo vjerovatno zvuči zbunjujuće jer nema tehničkih prepreka da se fajl dobijen kao prilog u elektronskoj pošti otvara, mjenja i pohranjuje. Kada se prilog elektronske pošte otvori direktno iz poruke, ne otvara se prilog već njegova kopija koja se pohranjuje u "Temp" folderu. Sve izmjene koje napravite i sačuvate sačuvane su u toj kopiji a ne u originalnom prilogu. Kada naredni put otvorite prilog direktno iz poruke, nećete vidjeti sačuvane izmjene jer je sada kreirana nova kopija originalnog fajla koja ne sadrži ranije napravljene izmjene. Druga situacija je da vam neko vrati va fajl s određenim izmjenama, ali ih vi ne vidite kada otvorite fajl u prilogu. Razlog je u tome što se otvara prva kopija koja se nalazi u "Temp" folderu a ona je nastala prije nastalih izmjena. Ukratko, kako biste izbjegli probleme, uvijek sačuvajte prilog na disk ili mrežu a zatim ga otvorite ili pravite izmjene. Na taj način ćete uvijek vidjeti tačne podatke.
Unos i formatiranje:
Najvažnija stvar kod formata ćelija je da sadržaj i format ćelije ne moraju nužno biti isti. Ovo znači da se može prikazivati jedno mada u ćeliji piše drugo. Naravno, ima situacija i kada su sadržaj i format jednaki, ali to nije pravilo. Najbolji primjer je unos iznosa s oznakom valute. Ukoliko u ćeliju unesete npr. 254, 28 KM, Excel će zbog slova "KM" cjelokupan sadržaj ćelije tretirati kao tekst a ne kao broj. Posljedica je da ovakve ćelije nećete moći koristiti za kalkulacije a rezultati formula će biti pogrešni. Rješenje je da se unese samo broj (254,28) a da se ćelija formatira tako da prikazuje odgovarajuću oznaku valute. Druga, također jako česta greška je unos tačke za razdvajanje hiljada (radi bolje čitkosti većih brojeva), npr. 5.776.433,32. Ukoliko decimale razdvajate zarezom, nemojte unositi tačku kako biste broj učinili čitkijim. Umjesto toga, unesite broj (5776433,32) a zatim ćeliju formatirajte tako da prikazuje razdvajanje hiljada.
Struktura podataka:
Pri pohranjivanju podataka u tabele nemojte ostavljati potpuno prazne redove ni potpuno prazne kolone. Razlog je što Excel potpuno prazan red ili potpuno praznu kolonu smatra "krajem" tabele jer je nelogično da tabela sadrži potpuno prazne redove ili kolone. U slučaju potpuno praznih redova ili kolona lako se može desiti da filtriranje, sortiranje ili formule ne rade kako treba ili ne daju željeni rezultat. Razlog je što Excel sortira, filtrira ili kalkuliše samo podatke do prvog potpuno praznog reda ili kolone.
Otvaranje priloga poruka elektronske pošte: Ne otvarajte (a naročito ne pravite izmjene niti ih pohranjujte) u fajlovima koje ste otvorili kao prilog u poruci elektronske pošte. Ovo vjerovatno zvuči zbunjujuće jer nema tehničkih prepreka da se fajl dobijen kao prilog u elektronskoj pošti otvara, mjenja i pohranjuje. Kada se prilog elektronske pošte otvori direktno iz poruke, ne otvara se prilog već njegova kopija koja se pohranjuje u "Temp" folderu. Sve izmjene koje napravite i sačuvate sačuvane su u toj kopiji a ne u originalnom prilogu. Kada naredni put otvorite prilog direktno iz poruke, nećete vidjeti sačuvane izmjene jer je sada kreirana nova kopija originalnog fajla koja ne sadrži ranije napravljene izmjene. Druga situacija je da vam neko vrati va fajl s određenim izmjenama, ali ih vi ne vidite kada otvorite fajl u prilogu. Razlog je u tome što se otvara prva kopija koja se nalazi u "Temp" folderu a ona je nastala prije nastalih izmjena. Ukratko, kako biste izbjegli probleme, uvijek sačuvajte prilog na disk ili mrežu a zatim ga otvorite ili pravite izmjene. Na taj način ćete uvijek vidjeti tačne podatke.
Unos i formatiranje:
Najvažnija stvar kod formata ćelija je da sadržaj i format ćelije ne moraju nužno biti isti. Ovo znači da se može prikazivati jedno mada u ćeliji piše drugo. Naravno, ima situacija i kada su sadržaj i format jednaki, ali to nije pravilo. Najbolji primjer je unos iznosa s oznakom valute. Ukoliko u ćeliju unesete npr. 254, 28 KM, Excel će zbog slova "KM" cjelokupan sadržaj ćelije tretirati kao tekst a ne kao broj. Posljedica je da ovakve ćelije nećete moći koristiti za kalkulacije a rezultati formula će biti pogrešni. Rješenje je da se unese samo broj (254,28) a da se ćelija formatira tako da prikazuje odgovarajuću oznaku valute. Druga, također jako česta greška je unos tačke za razdvajanje hiljada (radi bolje čitkosti većih brojeva), npr. 5.776.433,32. Ukoliko decimale razdvajate zarezom, nemojte unositi tačku kako biste broj učinili čitkijim. Umjesto toga, unesite broj (5776433,32) a zatim ćeliju formatirajte tako da prikazuje razdvajanje hiljada.
Struktura podataka:
Pri pohranjivanju podataka u tabele nemojte ostavljati potpuno prazne redove ni potpuno prazne kolone. Razlog je što Excel potpuno prazan red ili potpuno praznu kolonu smatra "krajem" tabele jer je nelogično da tabela sadrži potpuno prazne redove ili kolone. U slučaju potpuno praznih redova ili kolona lako se može desiti da filtriranje, sortiranje ili formule ne rade kako treba ili ne daju željeni rezultat. Razlog je što Excel sortira, filtrira ili kalkuliše samo podatke do prvog potpuno praznog reda ili kolone.